Die Sales Pipeline – Mehr Erfolg im Vertrieb

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist es, zu wachsen und sich weiterzuentwickeln. Dafür ist es aber notwendig, dass Umsätze generiert werden, die das Florieren des gesamten Unternehmens gewährleisten. Die richtige Vertriebsstrategie, Vertriebssteuerung und der Verkaufsprozess sorgen für das Erreichen der Ziele im Verkauf. Damit Sie bei Ihren Tätigkeiten die passende Unterstützung erhalten, kommt die sogenannte Sales Pipeline ins Spiel. Diese dient zur Optimierung sämtlicher Verkaufsaktivitäten, um im Vertrieb schneller und effizienter an der Gewinnung wertvoller Kunden zu arbeiten. Erfahren Sie in diesem Artikel, was eine Sales Pipeline ist, wie die einzelnen Stufen aussehen können und welche Vorteile das gesamte Unternehmen daraus zieht.

Was ist eine Sales Pipeline?

Vertriebsprozesse unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb. Jedes Unternehmen hat eigene Vorgehen definiert und kann aus Erfahrung sagen, wie man am besten an die Kunden herangeht. Genauso einzigartig sollte also auch die Sales Pipeline erstellt werden.

Eine Sales Pipeline umfasst jede Stufe Ihres Vertriebsprozesses. Vom Erstkontakt bis zum Verkaufsabschluss gibt es diverse Zwischenetappen, die es gilt im Auge zu behalten. So stellen Sie sicher, dass keine Chancen übersehen und Kunden im richtigen Moment kontaktiert werden.

Das Ziel der Sales Pipeline ist es, logisch und übersichtlich darzustellen, welche Verkaufschancen realisierbar sind und in welchem Abschnitt der Customer Journey sich ein Kunde gerade befindet. Dadurch lassen sich Verkäufe gezielter verfolgen und Vertriebsprozesse effektiver planen und steuern.

Die Sales Pipeline wird in der Regel in Ihrem Customer Relationship Management System erfasst. In einem weiteren Artikel dieser Ausgabe stellen wir gängige CRM-Tools vor, damit Sie – falls Sie noch kein System etabliert haben – eine fundierte Entscheidung treffen können.

Unterschied Sales Pipeline und Sales Funnel

Nicht selten wird die Sales Pipeline mit dem Verkaufstrichter, dem sogenannten Sales Funnel verwechselt. Das Prinzip ist sehr ähnlich, jedoch geht es bei der Sales Pipeline konkret um einen abzuschließenden Deal von Seiten des Vertriebs. Ein Verkäufer unternimmt diverse Schritte, um einen Kunden zu gewinnen. Die Phasen unterscheiden sich wesentlich von denen des Sales Funnels.

Beim Verkaufstrichter geht es um die Leads, welche unterschiedliche Phasen in ihrem Kaufprozess durchleben. Hierfür wird häufig das AIDA-Modell herangezogen. Von der Awareness oder Attention Phase bis hin zur gewünschten Handlung dem Kauf – muss der potenzielle Kunde einige Schritte unternehmen.

Die Phasen der Sales Pipeline

Widmen wir uns nun den Phasen der Sales Pipeline. Kernelement der Sales Pipeline ist die Customer Journey. Diese lässt sich nicht ausschließlich auf eine Art und Weise skizzieren. Je nachdem in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, ergeben sich möglicherweise unterschiedliche Stufen. Folgende Phasen können im ersten Schritt als Vorlage herangezogen werden:

1. IDENTIFIZIERUNG/QUALIFIZIERUNG

Zu Beginn zeigt ein potenzieller Kunde Interesse. Nehmen wir an, die Person hat sich auf Ihrer Website über Ihre Leistungen informiert und kontaktiert Sie anschließend. Es kommt zum ersten wirklichen Kontaktpunkt in der Customer Journey. Die Informationen können entweder per Mail oder im direkten telefonischen Gespräch übermittelt werden. Wichtig ist, dass Sie die Daten festhalten, um sie im nächsten Schritt zu bewerten.

Folglich eruieren Sie also, ob der potenzielle Kunde sein Problem auch tatsächlich mit Ihrer Hilfe lösen kann. Diesen Schritt nennt man daher auch die Qualifizierung des Kontaktes.

Bsp.: Jemand ist als Finanzberater tätig, ein Interessent sucht allerdings Unterstützung bei der Vermittlung einer Immobilie. Dann findet die Person hier vermutlich nicht den richtigen Partner für Ihr Problem.

2. ERSTTERMIN

Oftmals hilft ein Ersttermin, um klarzustellen, welche genauen Wünsche und Vorstellungen der Kunde hat. Ein erstes Kennenlernen ist eine gute Möglichkeit, um die eigene Expertise unter Beweis zu stellen und sämtliche Informationen von Kundenseite einzuholen.

Ein Ersttermin dient manchmal auch dazu, sich im Wettbewerb durchzusetzen, falls der Interessent unterschiedliche Angebote einholen möchte. Achten Sie darauf, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, aber bleiben Sie im Gespräch auch realistisch. Wenn Sie eine Lösung nicht anbieten können, macht es keinen Sinn, dem Kunden falsche Hoffnungen zu machen.

Der Termin kann offline, mittlerweile aber auch oftmals online abgehalten werden. Wichtig ist nur, dass Sie alle relevanten Informationen festhalten, damit Sie im nächsten Schritt ein passendes Angebot erstellen können.

3. ANGEBOTSERSTELLUNG

Ist der Interessent tatsächlich als Kunde geeignet, gilt es folglich ein passendes Angebot für ihn zu erstellen. Hierfür müssen Sie wiederum alle erhaltenen Informationen einfließen lassen.

Bsp.: Ein potenzieller Kunde möchte ein Haus in Niederösterreich von einer Baufirma errichten lassen und sich hierfür erstmal ein Angebot einholen. Der Interessent hat aber konkrete Vorstellungen, z.B. möchte er einen Betonbau, 5 Zimmer bei 250m2 und außerdem eine Garage für zwei Autos. Wenn seine Wünsche nicht einfließen und kein realistisches Angebot erstellt wird, könnte der Kunde zur Konkurrenz ausweichen.

Falls Sie einem Kunden außerdem zu weiteren Leistungen oder Produkten raten möchten, die selbstverständlich einen Mehrwert für ihn darstellen, sollten Sie dies allerdings persönlich besprechen. Hierfür eignet sich der Ersttermin im Schritt davor, um Vorschläge machen zu können.

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4. VERHANDLUNG

Der potenzielle Kunde erhält nun das Angebot und ist somit am Zug. Sie befinden sich in der Verhandlungsphase, da es durchaus sein kann, dass der Kunde das Angebot so noch nicht unterschreiben möchte.

Möglicherweise wird in weiterer Folge um den Preis, die Leistungen oder die Bedingungen verhandelt. Beide Seiten möchten natürlich den besten Deal für sich herausschlagen. Gleichzeitig gilt es aber auch einen guten Weg zu finden, damit alle Beteiligten bestmöglich profitieren.

5. ABSCHLUSS

In der letzten Phase geht es um den erfolgreichen Abschluss des Deals und die Unterzeichnung des Angebotes.

Ein CRM-System ermöglicht es Ihnen alle Vorgänge Ihrer Sales-Pipeline genau zu dokumentieren. Ein Großteil der Unternehmen, deren Vertrieb auf diese Strategie setzt, konnte eine höhere Effizienz sowie Umsatzsteigerung erreichen.

Vorteile von Sales Pipeline Softwares

Die Mehrheit der Vertriebsmitarbeiter fühlen sich durch administrative Tätigkeiten ausgebremst und können somit nicht dem eigentlichen Core-Business nachgehen. Tatsächlich verwenden Salesmanager ca. 28% ihrer Zeit damit, administrative Tätigkeiten auszuführen. Um ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern und repetitive Aufgaben zu automatisieren, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf Customer Relationship Management Systeme.

Einige wesentliche Vorteile eines CRM-Systems möchten wir Ihnen näher bringen:

MITARBEITER FÖRDERN

Wie bereits erwähnt, widmen sich Vertriebsmitarbeiter mehr als einem Viertel ihrer Arbeitszeit administrativen Tätigkeiten. Des Weiteren sind chaotische Verkaufsprozesse und unbefriedigende Methoden Schuld daran, dass viel Potenzial verloren geht. Folglich können Mitarbeiter dem eigentlichen Geschäft nicht die nötige Aufmerksamkeit schenken und ihre Ziele im Verkauf nicht erreichen.

Ein etabliertes System gibt den Mitarbeitern die dringend notwendige Unterstützung und fördert sie dabei, sich in ihrem Tätigkeitsbereich wirklich entfalten zu können.

ERGEBNISSE AUFZEICHNEN

Eine Sales Pipeline zeichnet Statistiken automatisch im Hintergrund auf. Anhand der Reportings erhalten Sie mehr Transparenz in Hinblick auf die Verkaufstätigkeiten und welche Entwicklung in den letzten Wochen, Monaten oder Jahren stattgefunden hat.

Erfahren Sie, ob Sie Ihre Ziele im Vertrieb tatsächlich verfolgen und wo Optimierungsbedarf besteht. Nur wer regelmäßiges Monitoring betreibt, kann auch das Meiste aus den Aktivitäten herausholen.

VERKAUFSSTRATEGIEN ANALYSIEREN

Mithilfe einer Sales Pipeline lässt sich ermitteln, welche Verkaufsstrategien besser funktionieren. Dies dient in weiterer Folge dazu, schneller Verkäufe zu generieren und Ihren Zielen näher zu kommen.

Beispielsweise hat es sich allgemein als vorteilhaft erwiesen, den Verkaufszyklus möglichst kurz zu halten. Damit das gelingt, bietet die Sales Pipeline effektive Unterstützung. Leads werden schneller kontaktiert und Potenziale nicht verschenkt, weil ein Kontakt in einer Sales Pipeline nicht übersehen werden kann.

5 Tipps zur Verwaltung Ihrer Sales Pipeline

Nun wissen Sie, warum eine Sales Pipeline dienlich ist und vor allem wie sie den Verkauf unterstützen kann. Abschießend möchten wir Ihnen 5 hilfreiche Tipps an die Hand geben, wie Sie die Sales Pipeline bestmöglich einsetzen, optimieren und verwalten.

1. FOLGEAKTIVITÄTEN PLANEN

Es muss stets klar sein, welcher der nächste Schritt in einer Sales Pipeline ist. Ist die Folgeaktivität nicht definiert, wird wertvolles Potenzial verschenkt. Im schlimmsten Fall kommt ein Verkauf nicht zustande, da zu viel Zeit zwischen den Kontaktpunkten vergeht.

Auch ist es heutzutage notwendig, mehrmals mit dem Kunden in Kontakt zu treten, damit ein Deal gelingt. Gerade dafür ist es wichtig, immer genau zu wissen, wo der derzeitige Stand ist und wie man weiters vorgehen muss. Bei einer großen Anzahl an Kunden kann es aufgrund ineffizienter Systeme schnell unübersichtlich werden.

2. LEADS BEWERTEN

Die Bewertung oder Qualifizierung der Leads ist eine wichtige Phase in der Sales Pipeline. Um die Verkaufsaktivitäten zu schärfen, sollten Sie die verfolgungswürdigen Leads ebenso in eine Reihenfolge bringen.

Damit ist gemeint, dass Sie sich vor allem auf Leads mit sehr hohem Potenzial konzentrieren. Es gibt stets Top Kunden, die es gilt intensiver zu betreuen, weil die Umsatzerwartung entsprechend höher ist. Setzen Sie klare Prioritäten, die im Interesse des Unternehmens liegen.

3. KENNZAHLEN MONITOREN

Ein regelmäßiges Monitoring der Kennzahlen ist wichtig, um zu überprüfen, ob die Ziele im Vertrieb tatsächlich verfolgt werden.

Die wichtigsten Verkaufszahlen geben Aufschluss darüber, ob Optimierungen der Sales Pipeline notwendig sind. Haben Sie ein Auge auf:

  • Die Anzahl der Abschlüsse im definierten Zeitrahmen (Vergangenheit)
  • Die Anzahl der potenziellen Abschlüsse im definierten Zeitrahmen (Zukunft)
  • Die Abschlussrate (durchschnittlicher Prozentsatz der Verkäufe, die tatsächlich abgeschlossen werden)
  • Die Anzahl der Kontakte zu einem Lead vor Abschluss

Des Weiteren bietet sich ein fixes Meeting zur Besprechung der Kennzahlen an, um alle Mitarbeiter über die Aktivitäten zu informieren. Einmal pro Woche oder Monat Sie entscheiden, wie oft ein solches Jour fixe stattfinden soll.

4. VERKAUFSPROZESSE STANDARDISIEREN

Das Team besteht aus mehreren Vertriebsmitarbeitern? Dann kann es gut sein, dass diese auch unterschiedliche Verkaufsansätze verfolgen.

Besser ist es aber, den Verkaufsprozess zu standardisieren, um Umsätze kontinuierlich zu steigern. Denn durch die Etablierung bestimmter Abläufe werden einheitliche Ziele verfolgt und die Ergebnisse lassen sich auch besser vergleichen.

Vergessen Sie nicht, dass auch Ihre Kunden die gleichen Ziele verfolgen und ähnliche Kaufmotivationen aufweisen. Dann sollte doch auch die gleiche Herangehensweise praktiziert werden.

5. VERTRIEBSPROZESS MIT UNTERLAGEN UNTERSTÜTZEN

Wenn Sie Ihren potenziellen Kunden einen echten Mehrwert bieten möchten, sollten Sie Ihre Verkaufsaktivitäten mit interessanten Materialien unterstützen.

Lassen Sie Ihren Leads Proben, eine Demo oder Nutzen-stiftende Informationen zukommen, die ihre Kaufentscheidung erleichtern. Sie werden merken, dass Ihre Kunden zufriedener sind und Vertragsabschlüsse schneller zustande kommen.

Verlassen Sie sich hierbei auch auf das Know-How der Marketingabteilung Ihres Unternehmens. Je besser Marketing und Vertrieb zusammenarbeiten, desto bessere Ergebnisse werden insgesamt erzielt.

Fazit: Ohne effiziente Abläufe im Vertrieb riskieren Sie es, wertvolle Chance zu verpassen. Bei der Einhaltung der relevanten Schritte bietet eine Sale Pipeline die nötige Hilfestellung. Auch ein CRM-System ist hierbei von unschätzbarem Wert für Ihre Verkaufstätigkeiten.

Dabei gilt es die Aktivitäten regelmäßig zu überwachen, Reportings zu erstellen und mit Ihrem Team zu besprechen. Wenn Sie Ihre Sales Pipeline kontinuierlich optimieren, werden Sie Ihre Vertriebsziele schneller erreichen und das erfolgreiche Wachstum des Unternehmens garantieren!

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