Wenn die Rede von CRM ist, spricht man prinzipiell von Customer Relationship Management Systemen, die dazu dienen, das Vertriebsmanagement überschaubarer zu gestalten. Am Markt gibt es unterschiedliche Lösungen, die zur Verwaltung der Kundenbeziehungen genutzt werden. Welche Tools beliebt sind, welche Vor- und Nachteile sie haben und wie Sie damit Ihre Vertriebsziele erreichen, erfahren Sie in diesem Artikel!

Warum benötigt man ein CRM?

Customer Relationship Management ist eine Technologie zur Verwaltung aller Beziehungen und Interaktionen Ihres Unternehmens mit bestehenden und potenziellen Kunden. Das Ziel ist es, Geschäftsbeziehungen zu verbessern, um das Wachstum Ihres Unternehmens voranzutreiben. Ein CRM-System hilft Unternehmen unabhängig von deren Größe, mit Kunden in Kontakt zu bleiben, Prozesse zu definieren bzw. einzuhalten und die Vertriebsergebnisse zu verbessern.

Dies sind alles Gründe für die Implementierung eines hilfreichen Systems. Wie Sie sehen, ist eine solche Strategie also für jedes Unternehmen unerlässlich. Egal, ob Ihr Kundenstamm bereits unübersichtlich wird oder Sie noch daran arbeiten, mehr Kunden für Ihr Unternehmen zu gewinnen – Organisation muss in jedem Unternehmen oberste Priorität haben.

Ohne definierte Prozesse wird keine wirkliche Effizienz im Unternehmen angestrebt, Prioritäten werden nicht richtig gesetzt und Projekte verzögern sich schneller als es einem lieb ist. Nicht alle täglichen Aufgaben im Vertrieb können im Überblick behalten werden, sodass man auf kurze und lange Sicht ein System etablieren muss.

Was muss das CRM-System leisten?

In erster Linie muss ein CRM-System dazu beitragen, dass die Kundenbindung in Ihrem Unternehmen gefördert wird. Ein Geschäftsabschluss oder Verkauf sollte nicht das Ende des Kontakts zum Kunden sein. Idealerweise bedienen Sie Kunden öfters und über einen langen Zeitraum.

Dann wäre es doch nur von Vorteil, wenn alle Daten, Informationen und Kontaktpunkte mit einem Kunden ordentlich abgelegt und jederzeit einsehbar wären. Versendete E-Mails, Verträge, Besprechungsnotizen etc. sollten an einem Ort verwaltet werden können, um diese bei Bedarf abrufen zu können.

Die verschiedenen Lösungen sind häufig bereits für kleine und mittlere Unternehmen ausgelegt. Dem Gerücht, wonach nur Großunternehmen von einem CRM-System profitieren, sollte also nicht Glaube geschenkt werden.

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VERGLEICHSKRITERIEN

Im Folgenden geben wir eine Übersicht über die Anforderungen an ein modernes CRM-System. Anhand dieser Kriterien können unterschiedliche Lösungen miteinander verglichen werden.

Benutzerfreundlichkeit

Das CRM-System sollte selbstverständlich eine Unterstützung Ihrer Vertriebsaktivitäten sein und Ihre Arbeit somit erleichtern. Deshalb handelt es sich bei der Benutzerfreundlichkeit auch um ein wesentliches Kriterium.

Abgesehen von einer kurzen Einarbeitungs- und Gewöhnungsphase sollte das CRM-System keine Fragen aufwerfen oder unnötige Komplexität mit sich bringen. Einfache Bedienbarkeit sowie eine strukturierte und übersichtliche Benutzeroberfläche machen das System zum Game Changer für Ihr Unternehmen.

Flexibilität

Wie steht es um die Flexibilität des Systems und der Kompatibilität mit anderen Online-Diensten und Tools? Je einfacher die Integration von wichtigen Business Tools, desto eher wird Ihre Organisation im Vertrieb erleichtert.

Features

Ein modernes und zuverlässiges CRM-System enthält viele hilfreiche Features, um Ihre Arbeitsabläufe zu unterstützen.

In erster Linie sollte das System eine Hilfestellung für Ihr Kundenmanagement sein. In der Datenbank sollten Sie all Ihre Kontakte einsehen und zudem jederzeit überprüfen können, wie der jeweilige Status eines Kunden ist.

Weiters sollte eine Sales Pipeline integriert sein, um einen Überblick über Verhandlungen und Verkäufe zu haben. In dieser Ausgabe finden Sie einen ausführlichen Artikel zur Erstellung einer funktionierenden Sales Pipeline.

Nicht zu unterschätzen, ist die Funktion des Reportings und Monitorings. Gute CRM-Systeme zeichnen relevante Aktivitäten und Statistiken auf, wie etwa Verkäufe oder Umsatz.

CRM-Systeme im Vergleich

1. ZOHO – DER ALLROUNDER

Das CRM-System Zoho ist mit schätzungsweise 150.000 Nutzern (nach eigenen Angaben) sehr beliebt. Die Omnichannel-Business-Management-Plattform überzeugt durch ihre Funktionsvielfalt. Diese ermöglicht eine genaue Dokumentation der Vertriebsaktivitäten sowie der internen Kommunikation und Organisationsabläufe. Leads können effizient verfolgt, Kontakte verwaltet und sogar Anbindung an MS-Office-, Google und Facebook-Konten geknüpft werden.

Zoho erweist sich als echte Unterstützung für Unternehmen jeder Größe, da das Preismodell flexibel an die Gegebenheiten angepasst wird. Mit €20 pro Mitarbeiter und Monat beginnt das Abonnement und enthält mehrere Upgrades bis zur Ultimate-Version für ca. €65 pro Mitarbeiter und Monat (monatliche Abrechnung). Eine gratis Version gibt es übrigens für Freelancer und Unternehmen bis zu 3 Mitarbeitern.

Zoho inkludiert einen KI-gestützten Vertriebsassistent namens Zia, welcher den besten Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme mit Kunden vorhersagen kann. Zia scannt E-Mails auf Dringlichkeit und kann bei der Suche sogar relevante Statistiken oder Dokumente abrufen.

Zudem veranschaulicht Zoho sämtliche Fortschritte gut übersichtlich, damit Sie Ihre Ziele stets im Auge behalten. Aus den gesammelten Daten lassen sich anschließend Berichte mit Diagrammen und Key Performance Indikatoren erstellen.

Fazit: Mit Zoho haben Sie einen wahren Allrounder an Ihrer Seite. Der Funktionsumfang ist einer der wesentlichen Vorteile des Systems, egal ob Sie Kundenservice, Marketing, Bestands- oder Projektmanagement verwalten möchten. In den Bereichen Benutzerfreundlichkeit und Integration von diversen zusätzlichen Lösungen bringt Zoho die volle Punktezahl.

2. SALESFORCE – DER MARKTFÜHRER

Salesforce gilt seit Langem als Marktführer unter den CRM-Systemen und wurde bereits mit diversen Preisen ausgezeichnet. Ab dem vollwertigen Paket für €150 pro Mitarbeiter und Monat erhalten Sie den vollen Funktionsumfang, welcher über 2.500 Plug-ins beinhaltet.

Nicht nur aktuelle Vertriebsaktivitäten lassen sich einwandfrei nachvollziehen, auch Chancen im Verkauf werden entsprechend kommuniziert. In Sachen Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität lässt sich Salesforce nichts nachsagen.

Viele Kunden schwärmen davon, ihre Vertriebsprozesse durch das CRM-System um ein Vielfaches produktiver gestalten zu können. Das übersichtliche Dashboard erlaubt ein genaues Tracking sämtlicher Sales-Aktivitäten. Aber auch die Anpassung nach unternehmensinternen Präferenzen macht Salesforce zu einem starken Tool.

Fazit: Angenehmes und organisiertes Arbeiten im Team ist mit Salesforce vorprogrammiert. Dabei entwickelt sich das System und die KI stetig weiter, um den Kunden den größtmöglichen Mehrwert zu bieten. Die vielfältigen Möglichkeiten stellen sicher, dass jedes Unternehmen die Ziele in den jeweiligen Bereichen aktiv verfolgt.

3. HUBSPOT – DER INBOUND PROFI

HubSpot dient vor allem als Software für Inbound-Marketing und ist in der Basisversion kostenlos. Jedoch gibt es eine Vielfalt an Funktionen, die HubSpot versucht zusätzlich zu verkaufen. Man sollte annehmen, dass einige dieser Produkte bereits im CRM integriert sind – hier muss man vorsichtig sein.

Grundsätzlich speichert das System alle Kontakte in einer zentralen Datenbank und erfasst sämtliche Aktivitäten, wie z.B. Website-Besucher oder E-Mail Konversationen. Selbstverständlich lassen sich auch wichtige To-Dos, Notizen und Anrufe festhalten. Ein Kernelement des CRM-Systems sind die sogenannten „Smart Lists“, welche Kontakte nach bestimmten Kriterien sortieren.

Aufgrund der Ausrichtung an Inbound-Marketing lässt sich mit HubSpot ein übersichtliches E-Mail System aufstellen. Dieses stellt einen wesentlichen Vorteil zum Aufbau Ihrer Kundenbeziehungen dar. Alle E-Mails werden an einem eigenen Ort erfasst, um einen Überblick über die Vertriebskontakte zu geben.

Ein großartiges Merkmal von HubSpot ist, dass das Tool mit Ihrem Wachstum mithalten kann. Sie können definieren, dass das System mit der Zeit immer mehr Kapazitäten bereitstellt, wenn sich Ihr Team vergrößert.

Fazit: Als Anlaufstelle für sämtliche Aktivitäten bietet HubSpot eine hervorragende Übersicht, sodass nützliche Customer Journeys erstellt werden können. Die unterschiedlichen Tools harmonieren ausgezeichnet miteinander, aber auch externe Tools können durch AddOns nahtlos integriert werden. Einige Schwachstellen wie auch die mangelnde Funktionstiefe in der kostenlosen Version lassen die Lösung im Ranking jedoch sinken.

4. PIPEDRIVE – DER KLASSIKER

Der Slogan von Pipedrive „Das CRM für Ihren Verkaufserfolg“ hält, was er verspricht. Das CRM-System wird bevorzugt im Sales genutzt und kommt zusätzlich auch als Smartphone-App für den mobilen Benutzer.

Preislich liegt die Essential-Edition bei €12,50 pro Nutzer und Monat und die Advanced-Edition bei €25. Der Preis für die Professional-Edition beträgt €59 pro Nutzer und Monat mit vollem Funktionsumfang. Der Unterschied in den Versionen zeichnet sich unter anderem durch mehrere Dashboards, einen Produktkatalog und die Möglichkeit, Teams zu erstellen, aus.

Pipedrive wird häufig als sehr benutzerfreundlich beschrieben, da Sales Teams ihre Leads und Kontakte übersichtlich verwalten können. Nach dem Abschluss einer Aufgabe wird der Benutzer in der Regel dazu gebeten, eine Folgetätigkeit als nächsten Schritt zu definieren. Dies erweist sich als äußerst nützlich, sämtliche Vertriebstätigkeiten laufen produktiver ab. Gleichzeitig wird auch der Anpassung an einzelne Bedürfnisse eine große Bedeutung zugeschrieben.

Fazit: Für den Salesbereich eines Unternehmens trägt Pipedrive eindeutig zur Effizienz bei. Dabei ist das CRM-System sowohl vergleichsweise preisgünstig als auch eine der benutzerfreundlichsten Lösungen am Markt. Somit wird der Verkauf nicht mit lästigen Verwaltungstätigkeiten aufgehalten und kann sich auf die wesentlichen Kernaufgaben konzentrieren.

5. MONDAY.COM – DER UNKOMPLIZIERTE

Das CRM-System monday.com zeichnet sich durch seine Einfachheit und Unkompliziertheit aus. Vor allem kleine Unternehmen, die eine klare Übersicht über die verschiedenen Kanäle behalten wollen, sind mit diesem Tool gut beraten. Das Abonnement beginnt bei etwa €20 pro Monat für drei Benutzer und bietet eine kostenlose 14-tägige Testversion.

monday.com ist nicht nur ein CRM-System, sondern verfügt auch über robuste Workflow-Management-Funktionen, mit denen Sie – von der Einrichtung automatischer Erinnerungen bis hin zur sofortigen Zuweisung von Teammitgliedern zu neuen Aufgaben – viele To-Dos priorisieren können. Nutzen Sie die Berichte und Einblicke, um Daten zu Vertrieb, Prozessen und allgemeinen Geschäftsmöglichkeiten zu erhalten.

Für benutzerdefinierte Anpassungen müssen Sie keine Programmierkenntnisse vorweisen. Diverse Vorlagen und Apps unterstützen Sie bei der Adaption des Dashboards an Ihre Bedürfnisse.

Integrationen mit Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Integromat, Slack und vielem mehr, erleichtern Ihren Arbeitsalltag ungemein.

Fazit: Sie sind auf der Suche nach einer unkomplizierten Lösung für Ihr Team? Mit monday.com bedarf es keiner langwierigen Einarbeitungsphase. Das Tool überzeugt durch simples, modernes Design und einem nicht zu unterschätzenden Funktionsumfang.

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